Gestión del stock en la Farmacia

Está claro que cada una de las áreas de la Farmacia requiere de una gestión óptima, tanto a nivel de personal, promoción, distribución y por supuesto de producto. La Farmacia moderna debe orientar su actividad encaminándose hacia una visión Sell-out en la que el cliente y su satisfacción es el eje principal para tomar decisiones en torno a la gestión, por ello una de las áreas que debe procurar es aquella relacionada con el stock y su surtido, de tal forma que la relación entre servicio, producto y cliente estén encaminados siempre a la rentabilidad y por supuesto al paciente.

Las dos variables fundamentales a analizar y gestionar en torno al stock son por un lado el surtido y por otro la rotación, entendiendo que de la primera se desprenderá la necesidad de realizar compras inteligentes basadas en la selección de productos y de la segunda las estrategias que garanticen la efectividad en la exposición y las promociones que potencien la actividad comercial.

Centrándonos un poco más en la idea del surtido resulta evidente que el primer paso a realizar es la categorización de los productos, esta permitirá definir conocer y controlar no solo lo que más vendemos para cada necesidad, sino que también me permite conocer cuantas referencias diferentes trabajamos en la Farmacia para atender dicha necesidad. Tener un conocimiento claro sobre nuestro surtido nos permitirá que la toma de decisiones en torno a los productos sea mucho más clara, pudiendo determinar cuáles de ellos son estratégico y cuales tácticos.

En este sentido entendemos como producto estratégico aquel que forma parte de mi primera elección como recomendación a los pacientes, dicho producto está definido en base al reconocimiento de marca, a los márgenes comerciales que me ofrece, a que la calidad euro sea alta y que su precio de mercado sea medio, facilitando de este modo nuestra recomendación y elevando las posibilidades de venta.

Cuando hablamos de producto táctico nos referimos a los que son vendidos bajo petición expresa del cliente-paciente pero que sigue formando parte de nuestra segunda o tercera propuesta y que junto a los estratégicos tienen un lugar visible a nivel de exposición.

La segunda variable relacionada con el stock es la rotación, entendida como el número de veces que se renuevan las existencias almacenadas durante un determinado período de tiempo y como  la regularidad con la que somos capaces de que nuestro stock se venda. Para garantizar la gestión óptima de la rotación es fundamental que se realice un análisis del nivel de ventas de cada uno de nuestros productos, para ello mejor forma de agrupar dichas ventas de una forma lógica y razonable es mediante un sistema ABCD en donde:

  • A: corresponde a los productos de muy alta rotación
  • B: corresponde a los productos de alta rotación
  • C: corresponde a los productos de rotación media-baja
  • D: corresponde a los productos de con una baja rotación o nula

Una vez realizada esta clasificación, hay una pregunta casi automática y es ¿de qué depende la rotación?, la respuesta en realidad proviene de varios factores, pero los 8 más relevantes son:

  1. El importe del pedido mínimo que hacemos a nuestros proveedores, en donde es importante mencionar que a pedidos mínimos más elevados, estaremos teniendo que comprar unidades para períodos más largos.
  2. Los períodos de pago que tengamos, pues si tenemos períodos cortos, corremos el riesgo de tener que financiar nuestras propias compras.
  3. Las condiciones lineales anuales o no. Con condiciones lineales, no necesitamos comprar más unidades de las que realmente necesitamos para un período que hayamos definido. Y por tanto, no existirá la temida “presión de stock”.
  4. Las plataformas logísticas. Éste sistema nos permite comprar a volúmenes importante de compra directa, pero ser servidos por nuestro operador logístico acorde a las necesidades reales que la farmacia tiene.
  5. El tiempo máximo de suministro de nuestros proveedores, pues éste nos ayudará a definir el período de cobertura que necesitamos, por ejemplo si nuestro proveedor tarda de media 7 días en mandarnos los pedidos directos, estamos obligados a almacenar más unidades como stock mínimo, porque desde que detectamos la necesidad de comprar hasta que esa mercancía llega a la farmacia necesitamos unidades para cubrir ese período.
  6. El stock previo que tengamos cuando nos planteamos una nueva compra de mercadería, no debemos olvidar que cuando se estima las necesidades de compra hay que restar el stock actual.
  7. La gestión del stock sobrante, es decir, de si tenemos o no la posibilidad de hacer devoluciones de mercadería y si ésta tiene o no mermas económicas al hacerse. Pues esas mermas, implican sobrecoste económico para las unidades realmente vendidas.
  8. Conocer otros productos que dispongamos ya en la Farmacia para cubrir una misma necesidad. Es importante recordar que a más variedad de productos para la misma necesidad, dispersamos las ventas y por tanto disminuimos la rotación.

Con lo anterior parece evidente que la clasificación ABCD resulta insuficiente porque en las Farmacias los productos C rondan alrededor del 50% del total de productos lo que termina por alterar la perspectiva en la frecuencia de ventas porque su dispersión es muy alta, resultaría mucho más efectivo duplicar el método aplicando un criterio de cómo mínimo 8 variaciones construyendo una clasificación AABBCCDD.

Una vez entendida la necesidad de definir claramente el stock para poder gestionarlo podemos hablar de los niveles mínimos del stock, que vienen definidos por el nivel de servicio. Es decir, el stock corresponderá a la cantidad de unidades dispensadas a nuestros clientes respecto a la totalidad de las que nos piden, o dicho de otro modo hablamos de las faltas que damos respecto a todo lo que vendemos, en este sentido el nivel mínimo exigible a una farmacia es un nivel de servicio de entre el 93% y el 95% pues por debajo el 9%, el riesgo de pérdida de un cliente se incrementa más de un 30%.

En cualquier caso la verdadera clave se basa en el cliente, puesto que es él quien mediante sus necesidades y comportamiento va a determinar las pautas necesarias para que la botica camine por la senda del éxito y la rentabilidad.

Luis de la Fuente

Director de Mediformplus

Acerca de Luis de la Fuente

Farmacéutico experto en Gestión y Marketing para Oficinas de Farmacia.
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