Importancia del Sell Out en la Farmacia. (2ª parte)

Claves para el éxito del modelo Sell Out en la Farmacia.

Una vez mencionadas las expectativas en materia de compromiso que se requieren tanto de la Farmacia como de la Industria, vamos a detallar lo que implica en sí un modelo Sell Out en la Farmacia y las áreas clave para garantizar el éxito del mismo. Para facilitar la valoración de las acciones implantadas sugerimos que cada Farmacia se realice cuatro preguntas fundamentales y que en función de la respuesta, ésta sabrá si va por buen camino o debe aplicar cambios que se orienten con mayor eficacia a la satisfacción del cliente.

  • ¿Qué necesita mi cliente y cómo puedo facilitar su presencia en mi Farmacia?

Optimización del surtido: En este punto destacamos la importancia que cobra el análisis de los productos que vamos a ofrecer a nuestros clientes y el diseño de estrategias efectivas para lograrlo. Una vez detectadas sus necesidades y marcado un perfil con el que la Farmacia quiera posicionarse, es importante incluir en el surtido marcas estratégicas, que cumplan con la demanda de quienes frecuentan nuestra Oficina de Farmacia, pero que ademes estén escogidos en función de los acuerdos con laboratorios, sin dejar de lado la relevancia que tiene la calidad y eficacia de las soluciones de estos para con los pacientes.

  • ¿Mi equipo sabe crear realmente una experiencia de compra agradable y de calidad para mis clientes?

Gestión del equipo: teniendo en cuenta la importancia que cobra el papel del equipo en el desarrollo de la actividad en la Farmacia, puesto que son ellos quienes con su consejo y atención se convierten en la mayor herramienta de venta, de ellos depende la satisfacción del cliente en materia de comunicación, calidad e información, consiguiendo trasladar la marca salud a nuestra empresa. Por ello, hay cuatro aspectos que debemos procurar siempre que queramos garantizar el éxito del modelo sell-out:

Objetivos claros y definidos: puesto que el modelo trabaja con una clara orientación a resultados que deben ser alcanzados para garantizar el compromiso en el tiempo.

Organización de las tareas: La efectividad y productividad diaria está directamente relacionada con la correcta gestión del tiempo y los recursos disponibles, por ello es vital que cada miembro del equipo sepa lo que se espera de él y priorizar las metas a cumplir y protocolizar las tareas a realizar

Formación continua: un equipo formado es un equipo confiado en que sabrá desarrollar su trabajo con éxito, dado el carácter cambiante e innovador de nuestra profesión es imperativo que procuremos la ampliación del conocimiento de cada uno de los miembros del equipo tanto en materia de producto, como de habilidades en torno a la venta y la comunicación.

-Motivación: la eficacia es esa capacidad para conseguir un resultado determinado, y la mejor forma de incentivarla es mediante la motivación de nuestro personal. Si el conjunto de empleados se siente cómodo, valorado y con ganas de desarrollar nuevos retos, se facilitará la tarea de mejorar los objetivos, consiguiendo siempre mejores resultados.

  • ¿La distribución es efectiva e invita al cliente a interactuar con el y realizar consultas que permitan desarrollar un consejo farmacéutico?

Superficie de venta: Teniendo en cuenta la importancia que tiene en la Farmacia moderna la creación de experiencias, puesto que el cliente de hoy en día necesita interactuar con el producto y en su proceso de decisión se ve implicado el uso de al menos cuatro de los cinco sentidos (vista, tacto, olfato y oido), la Farmacia con una visión Sell Out, debe ser capaz de atender a estas necesidades y trabajar el espacio en el lineal de la mejor manera posible, optimizándolo para incrementar el beneficio por metro cuadrado. Esta optimización se consigue tras el análisis que la misma Farmacia realice y con el apoyo de planogramas de mercado que le facilitará la industria.

El ideal es que cada botica sea capaz de rentabilizar al máximo su espacio teniendo en cuenta el perfil del cliente, el surtido y el posicionamiento que cada Farmacia a desarrollado consiguiendo así un merchandising de seducción que satisfaga al cliente y fomente la venta cruzada.

  • ¿El surtido en mi Farmacia cumple las expectativas y puede cubrir las necesidades de cada uno de mis clientes?

Rotación: un aspecto clave en los modelos Sell Out es el referido al surtido, entendiendo que lo importante no es tener mucho producto sino tener el adecuado y trabajar su rotación, consiguiendo así para la Farmacia que los lineales estén siempre cubiertos de aquellas unidades que realmente son demandadas y podrán tener salida, y para el Laboratorio garantizar la presencia de sus marcas en cada una de las boticas con las que tenga un compromiso.

Para conseguir que la rotación sea realmente un éxito es necesario que la Farmacia demande medios sell out, y no sell in;  además de tener soluciones a medida para cada situación a la que la Farmacia se enfrente, ya sea en materia de formación, de merchandising o de promoción.

Un cambio con el que todos ganamos.

El cambio de visión a un modelo Sell Out, no solo implica una evolución de la estrategia de la Farmacia, se trata más bien de un paso necesario que la Farmacia y la Industria deben dar en favor de la rentabilidad del sector y de la garantía de innovación que el cliente demanda.

Debemos aprender la importancia de un trabajo en conjunto que permita una aproximación al cliente y sus necesidades, siendo un elemento fundamental la comunicación tanto entre partnerts estratégicos y Farmacia, consiguiendo acuerdos rentables y una rotación óptima del productos, y además para quienes acuden a la Farmacia, una visita de valor en donde su bienestar y salud es lo primero.

Luis de la Fuente

Director de Mediformplus

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Importancia del Sell Out en la Farmacia. (1ª parte)

La farmacia de hoy

Para poder hablar de la necesidad de modificar la visión a un modelo sell out, es necesario entender el estado actual de la Farmacia porque, por un lado, vivimos un mercado regulado que ha sufrido, durante los últimos 15 años, un constante cambio lo que que ha promovido la renovación de conceptos, y por otro lado, porque nuestra actividad está determinada por las necesidades que demanda el cliente y nuestro compromiso es su satisfacción en favor de la salud y el bienestar.

Los cambios que el modelo requiere están marcados por dos grandes motivos: uno son los términos económicos y de gestión de la Farmacia y el otro es el comportamiento del cliente.

En términos económicos, la farmacia española que hasta el año 2009 presentó un crecimiento constante, a día de hoy se encuentra estancada fruto de la implantación de diferentes reales decretos que han ido comprometiendo su rentabilidad y estancando por tanto su evolución. En este sentido las regulaciones de precios, la voluntad de bajar el gasto por parte del SNS sitúan la facturación de la farmacia actual en valores del año 2007 mientras que el Ebitda  ha disminuido notablemente, valorandose en un tercio de hace 15 años),  estas circunstancias que limitan la capacidad de inversión y por tanto ponen en jaque la rentabilidad.

En términos más relacionados con la gestión, las exigencias por parte del entorno, en donde la aparición de agrupaciones de farmacias, parafarmacias y la venta por internet, crean un entorno mucho más competitivo.

Si observamos con detalle al cliente y su comportamiento de consumo, veremos que cada vez demanda mucho más cercanía y una experiencia de compra que haga la diferencia, por lo que ya no es suficiente para el equipo de la Farmacia, dispensar un medicamento, si la Farmacia quiere seguir vigente debe apostar por que su personal cree vínculos más personalizados, aporte un mejor consejo farmacéutico al cliente y que sepa apoyar las estrategias de marketing de seducción, aquella forma de promoción que se aleja de los aspectos más comerciales y que se acerca a la aportación de valor, experiencia de compra y mejora del recuerdo.

 

Necesidades

Explicada entonces la situación del sector y en base a que el objetivo primordial es la satisfacción del cliente, resulta muy claro que las prioridades de la Farmacia han dejado de ser el “qué comprar” o “cómo comprar mejor” para convertirse en “qué necesita mi cliente” o “qué debo aconsejare para solucionar su problema se salud”, y esto es claramente un cambio de filosofía Sell In a una de tipo Sell Out.

Y es que la rentabilidad de la Farmacia ya no se sitúa solamente en el margen que obtiene por cada producto, sino también y ante todo, en la rotación del mismo y las necesidades del cliente, todo este proceso se respalda por la calidad del consejo farmacéutico como clave para elevar el retorno de visita a la Farmacia por parte de los clientes.

En este sentido y con el ánimo de asegurar la fidelidad del cliente, es vital que la Farmacia conozca al consumidor, sus necesidades y hábitos de consumo para ser capaz de detectar y cubrir sus necesidades, además de desarrollar una estrategia de comunicación efectiva, que le permita mantener informado al paciente y obtener la información necesaria para diseñar para él, una experiencia de compra satisfactoria.

La realidad es que este cambio de visión no es un salto que pueda darse de un momento  a otro, requiere de un trabajo en materia de gestión y acuerdos. A nivel de gestión, es necesario tener bien desarrollada una gestión por unidad de negocios en la Farmacia, de manera que cada área relacionada con el producto, la superficie de ventas, el equipo y el consumidor, sea capaz de orientar sus objetivos a cubrir las necesidades demandadas por el cliente, garantizando para la Farmacia la evolución de cada una de esas categorias de manera individual y vistas como una todo que conforma la Oficina de Farmacia.

Con respecto a la relación con partners estratégicos, es necesario que Farmacia e Industria desarrollen acuerdos Win to win que garanticen el éxito en su colaboración. Compromisos económicos que velan por la rotación, la visibilidad y el uso optimo de las herramientas sell-out adecuadas, con la intención de ser la solución más efectiva para el cliente y sus necesidades.

Acuerdos win to win

Está claro que para que el acuerdo sea perdurable en el tiempo y efectivo para ambas partes, debe tener una serie de compromisos a cumplir por parte de la Farmacia y la Industria, y que bajo una misma perspectiva sell out consigan beneficios para el cliente y ambos actores.

  • ¿Que se debe pedir a la Farmacia?

La farmacia como vía de acercamiento al cliente, es la parte angular por la que los laboratorios harán llegar el producto al cliente. Con esto queremos dar a entender que la idea de que la Farmacia es cliente de la Industria a desaparecido, hoy en día quienes adopten una visión Sell Out, deben ser conscientes que el cliente final es siempre quien acude a la Farmacia en busca de una solución.

Por todo esto, los laboratorios deben vincular a la Farmacia a que se comprometa con los objetivos planteados en un principio, objetivos que supongan un crecimiento en las ventas, desde la perspectiva de la cuota y potencial de la farmacia y el producto. Por otro lado, es importante que la Farmacia desarrolle una exposición del producto en donde éste se ponga en valor, consiguiendo la visibilidad adecuada mediante el uso de planogramas, que el laboratorio aportará a cada Oficina de Farmacia.

En cuanto al consejo del producto, debe realizarse con profesionalidad y atendiendo a la recomendación preferente bajo los argumentos elegidos previamente con el laboratorio.

Y desde la perspectiva del punto de venta, el laboratorio necesita de la Farmacia un control que le permita velar por el cumplimiento de los objetivos, la rentabilidad de la inversión realizada, así como trazabilidad de las ventas.

  • ¿Que se debe pedir a la Industria?

Del mismo modo que la Farmacia asume su papel en la actividad, requiere de apoyo por parte de la Industria para poder garantizar la rentabilidad de su servicio, por ello, el primer punto a tratar con el laboratorio son los descuentos fijos que deben adecuarse al nivel de inversión por parte de la Farmacia, pudiendo tratarse de descuentos fijos y rappels por alcanzar objetivos de cuota de venta.

En esta misma línea de precios, la Farmacia solicita el mantenimiento  de precios fijos todo el año, para evitar fluctuaciones repentinas a nivel económico que puedan impactar en la estrategia que esté desarrollando la Farmacia. Continuando con las peticiones en torno al producto, las boticas necesitan un sistema logístico adecuado para poder apoyar la intención de mantener una rotación constante y rentable en la superficie de venta.

Pero además de las negociaciones a nivel económico, hay una parte muy importante con la que la Industria puede comprometerse con la Farmacia, y se trata del desarrollo de un Plan de Negocio Anual que dote con las herramientas necesarias para incrementar el sell out, hablamos concretamente de la participación en campañas y eventos, facilitar los recursos para las animaciones de producto y la formación de los equipos, ya sea en materia de producto o venta.

Luis de la Fuente

Director de Mediformplus

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Encuentros profesionales para Farmacias con Elevado Nivel de Gestión.

Más de 50 farmacéuticos asistieron a las jornadas FENG organizadas  Mediformplus el pasado 24 y 25 de febrero en Córdoba, una ocasión para conocer la perspectiva de éxito de dos Farmacias de la localidad.

El futuro de la Farmacia moderna requiere que salgamos de los modelos tradicionales de aprendizaje, que solo buscan la exposición de ideas sin pasar por un proceso reflexivo que determine los agentes de cambio a partir de la experiencia. En Mediformplus, nuestra amplia experiencia nos ha llevado a concluir que obtener conocimiento basado en la experiencia de otros, supone un importante paso en el proceso reflexivo y la inspiración profesional lo que termina por impulsar al cambio.

Las reuniones FENG, como su nombre lo indica, son el encuentro para conocer a las Farmacias con Elevado Nivel de Gestión, la primera organizada para este 2016, tuvo lugar el pasado 24 y 25 de febrero en Córdoba, dos jornadas en las que 51 farmacéuticos tuvieron la ocasión de conocer en profundidad el caso de nuestras dos Farmacias anfitrionas: la Farmacia Cinco Caballeros y la Farmacia Cabello de Alba, quienes explicaron a los asistentes su misión como empresa, valores, objetivos y preocupaciones, fomentando el aprendizaje en un ambiente más relajado y permitiendo que los asistentes conocieran las claves de éxito en primera persona.

En la primera jornada, los asistentes visitaron ambas boticas, la primera en la lista fue la Farmacia Cinco Caballeros, de la que Juan Priego es titular y que con su carácter y visión de emprendedor narró a los compañeros, la trayectoria que había seguido para conseguir ser a día de hoy, una farmacia ejemplar convertida en una sociedad profesional y con uno de los laboratorios de formulación más importantes de España.

Poco más tarde fue el turno de la Farmacia Cabello de Alba, en la que José María Cabello de Alba Portero, titular de Farmacia, nos recibió para compartir con los asistentes su historia. La trayectoria de la Farmacia está marcada por la evolución continua, en la que busca alinearse con las necesidades de la población, satisfaciéndolas con la mayor profesionalidad.

La tarde se ese mismo día, Jose María compartía en su presentación los detalles más cercanos al desarrollo de la Farmacia, la temática se centro en la diferenciación y la especialización como catalizador de la evolución. El eje que sigue para conseguir esta diferenciación, encuentra su raíz en la evolución de las fortalezas, un desarrollo de los servicios que pone a disposición del cliente en la botica y la consolidación de un plan de desarrollo de marketing y políticas win to win con los proveedores estratégicos para conseguir un surtido óptimo. Dentro de los servicios por los que la Farmacia ha aportado, se encuentra el de dietética con más de 30 consultas al día y una sección de audiología que con sus 16m2 supone un espacio de elevada rentabilidad.

La segunda jornada, que daba inicio con la presentación de Juan Priego, pretendía dar un complemento a los asistentes sobre la visita de la mañana anterior a la Farmacia Cinco Caballeros,  en su exposición se trataron cuestiones básicas como el liderazgo, la obsesión inteligente, la inteligencia emocional, o los cuadros de mandos, en conjunto con la necesidad de una integración empresarial y una base sólida en la gestión de los Recursos Humanos de la botica.

Para la Farmacia de Juan Priego, hay una parte importante que conecta con los aspectos sociales de su entorno y parte del discurso fue para tratar la creación y sentido de la Fundación bautizada con el mismo nombre que la Farmacia. Un ejemplo de evolución constante y en la que la organización y la coparticipación son la base del negocio.

Tras su intervención, daba inicio un debate que suponía el desenlace de la jornada FENG, en el que se pusieron en común las ideas alrededor de ambos modelos de Farmacia, una oportunidad para exponer dudas y preguntas sobre las estrategias seguidas para cada negocio. Los asistentes además compartieron sus experiencias e impresiones alrededor de la profesión, siendo una oportunidad para generar networking de calidad.

Una vez terminada la jornada, se consultó a los asistentes el nivel de satisfacción con la experiencia, todos se mostraron muy satisfechos y es que de manera generalizada expresaron la importancia que ha supuesto este viaje en términos de networking y benchmarking, entendido como una posibilidad para efectuar cambios partiendo de observar las claves del éxito en otras boticas y que les permitirá trasladar las acciones en busca del mismo fin.

Lo que es un hecho es que el verdadero triunfo está en que somos testigos del amplio interés que hay por parte de las boticas en mejorar la gestión de la Oficina de Farmacia y que en esta ocasión destacó por el elevado número de preguntas realizadas en torno a la forma de trabajo de cada Farmacia. Nos enorgullece saber que somos parte de ese proceso en el que la Farmacia descubre su necesidad de cambio, se motiva a buscar el éxito y se atreve a ser mejor.

 

Luis de la Fuente

Director de Mediformplus.

 

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Gestión del stock en la Farmacia

Está claro que cada una de las áreas de la Farmacia requiere de una gestión óptima, tanto a nivel de personal, promoción, distribución y por supuesto de producto. La Farmacia moderna debe orientar su actividad encaminándose hacia una visión Sell-out en la que el cliente y su satisfacción es el eje principal para tomar decisiones en torno a la gestión, por ello una de las áreas que debe procurar es aquella relacionada con el stock y su surtido, de tal forma que la relación entre servicio, producto y cliente estén encaminados siempre a la rentabilidad y por supuesto al paciente.

Las dos variables fundamentales a analizar y gestionar en torno al stock son por un lado el surtido y por otro la rotación, entendiendo que de la primera se desprenderá la necesidad de realizar compras inteligentes basadas en la selección de productos y de la segunda las estrategias que garanticen la efectividad en la exposición y las promociones que potencien la actividad comercial.

Centrándonos un poco más en la idea del surtido resulta evidente que el primer paso a realizar es la categorización de los productos, esta permitirá definir conocer y controlar no solo lo que más vendemos para cada necesidad, sino que también me permite conocer cuantas referencias diferentes trabajamos en la Farmacia para atender dicha necesidad. Tener un conocimiento claro sobre nuestro surtido nos permitirá que la toma de decisiones en torno a los productos sea mucho más clara, pudiendo determinar cuáles de ellos son estratégico y cuales tácticos.

En este sentido entendemos como producto estratégico aquel que forma parte de mi primera elección como recomendación a los pacientes, dicho producto está definido en base al reconocimiento de marca, a los márgenes comerciales que me ofrece, a que la calidad euro sea alta y que su precio de mercado sea medio, facilitando de este modo nuestra recomendación y elevando las posibilidades de venta.

Cuando hablamos de producto táctico nos referimos a los que son vendidos bajo petición expresa del cliente-paciente pero que sigue formando parte de nuestra segunda o tercera propuesta y que junto a los estratégicos tienen un lugar visible a nivel de exposición.

La segunda variable relacionada con el stock es la rotación, entendida como el número de veces que se renuevan las existencias almacenadas durante un determinado período de tiempo y como  la regularidad con la que somos capaces de que nuestro stock se venda. Para garantizar la gestión óptima de la rotación es fundamental que se realice un análisis del nivel de ventas de cada uno de nuestros productos, para ello mejor forma de agrupar dichas ventas de una forma lógica y razonable es mediante un sistema ABCD en donde:

  • A: corresponde a los productos de muy alta rotación
  • B: corresponde a los productos de alta rotación
  • C: corresponde a los productos de rotación media-baja
  • D: corresponde a los productos de con una baja rotación o nula

Una vez realizada esta clasificación, hay una pregunta casi automática y es ¿de qué depende la rotación?, la respuesta en realidad proviene de varios factores, pero los 8 más relevantes son:

  1. El importe del pedido mínimo que hacemos a nuestros proveedores, en donde es importante mencionar que a pedidos mínimos más elevados, estaremos teniendo que comprar unidades para períodos más largos.
  2. Los períodos de pago que tengamos, pues si tenemos períodos cortos, corremos el riesgo de tener que financiar nuestras propias compras.
  3. Las condiciones lineales anuales o no. Con condiciones lineales, no necesitamos comprar más unidades de las que realmente necesitamos para un período que hayamos definido. Y por tanto, no existirá la temida “presión de stock”.
  4. Las plataformas logísticas. Éste sistema nos permite comprar a volúmenes importante de compra directa, pero ser servidos por nuestro operador logístico acorde a las necesidades reales que la farmacia tiene.
  5. El tiempo máximo de suministro de nuestros proveedores, pues éste nos ayudará a definir el período de cobertura que necesitamos, por ejemplo si nuestro proveedor tarda de media 7 días en mandarnos los pedidos directos, estamos obligados a almacenar más unidades como stock mínimo, porque desde que detectamos la necesidad de comprar hasta que esa mercancía llega a la farmacia necesitamos unidades para cubrir ese período.
  6. El stock previo que tengamos cuando nos planteamos una nueva compra de mercadería, no debemos olvidar que cuando se estima las necesidades de compra hay que restar el stock actual.
  7. La gestión del stock sobrante, es decir, de si tenemos o no la posibilidad de hacer devoluciones de mercadería y si ésta tiene o no mermas económicas al hacerse. Pues esas mermas, implican sobrecoste económico para las unidades realmente vendidas.
  8. Conocer otros productos que dispongamos ya en la Farmacia para cubrir una misma necesidad. Es importante recordar que a más variedad de productos para la misma necesidad, dispersamos las ventas y por tanto disminuimos la rotación.

Con lo anterior parece evidente que la clasificación ABCD resulta insuficiente porque en las Farmacias los productos C rondan alrededor del 50% del total de productos lo que termina por alterar la perspectiva en la frecuencia de ventas porque su dispersión es muy alta, resultaría mucho más efectivo duplicar el método aplicando un criterio de cómo mínimo 8 variaciones construyendo una clasificación AABBCCDD.

Una vez entendida la necesidad de definir claramente el stock para poder gestionarlo podemos hablar de los niveles mínimos del stock, que vienen definidos por el nivel de servicio. Es decir, el stock corresponderá a la cantidad de unidades dispensadas a nuestros clientes respecto a la totalidad de las que nos piden, o dicho de otro modo hablamos de las faltas que damos respecto a todo lo que vendemos, en este sentido el nivel mínimo exigible a una farmacia es un nivel de servicio de entre el 93% y el 95% pues por debajo el 9%, el riesgo de pérdida de un cliente se incrementa más de un 30%.

En cualquier caso la verdadera clave se basa en el cliente, puesto que es él quien mediante sus necesidades y comportamiento va a determinar las pautas necesarias para que la botica camine por la senda del éxito y la rentabilidad.

Luis de la Fuente

Director de Mediformplus

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Importancia de la visión, misión y objetivos en la Farmacia.

Desde mi punto de vista, cuando hablamos de claves para la gestión óptima de la Farmacia, hay ciertos conceptos que podemos aplicar de la vida misma. Y es que en el fondo al igual que la botica necesita unas directrices para poder mejorar, crecer y evolucionar, del mismo modo, cada uno de nosotros aplica a su vida cotidiana algunos criterios que por sentido común o educación, sabemos que funcionan para conseguir los mismos objetivos: mejorar, crecer y evolucionar.

Hace años que escuche una frase que aplica perfectamente al hablar de visión, misión y objetivos, una cita de Lao-Tsé que dice que “un viaje de mil millas comienza con el primer paso”, y del mismo que la andadura de todo hombre comienza con una decisión, el camino del éxito para la Farmacia tiene su origen en una primera reflexión: ¿cuál es y será mi esencia?

Si bien es cierto para todos los profesionales de la salud la respuesta pareciera clara: el bienestar, hay diferentes formas de procurarlo y en la medida en la que decidamos nuestra forma de actuar estaremos marcando un elemento de diferenciación para con nuestros clientes.

Tendemos a confundir la visión con la misión, y no es de extrañar porque ambas están muy relacionadas, y se configuran con la intención de marcar una pauta para las acciones futuras, el ADN de la actividad en la Farmacia. Sin embargo, es muy importante tener claro el concepto de cada una y lo que las hace diferentes: el tiempo.

¿Por qué el tiempo?

La misión habla de la situación de la Farmacia en tiempo presente, indicando qué es lo que hace como empresa, a quién dirige sus productos y/o servicios y que aportan estos al público objetivo.

La visión es el tiempo futuro, es la idea que respalda las metas que pretendemos conseguir, contemplando que éstas deben ser realistas y alcanzables.

Ambas deben ser diferentes entre sí, puesto que en la distancia que dista entre ellas radica la actividad de la Farmacia, sin embargo en la misma proporción deben ser consecuentes y tener una relación que garantice la coherencia.

Existen dos principios que darán forma a la actividad que desarrollemos en la Farmacia y que por supuesto servirán como nexo entre la misión y la visión de nuestra empresa: los valores y la motivación.

Para consolidar una cultura empresarial, es necesario establecer una serie de principios que nos permitan crear pautas de comportamiento y que no solo guiarán nuestras acciones, sino que además dotarán de personalidad a la Farmacia.

Aunque valores hay muchos, los que van a determinar la misión y la visión de la Farmacia son aquellos que se relacionan con las ventajas competitivas que diferencia su actividad, y que según las prioridades que establezca la Farmacia serán unos u otros.

Algunos de los valores más recurrentes en ámbitos sanitarios son el cuidado, la salud y el interés por los otros, sin embargo hay algunos otros que pueden marcar la diferencia como la creatividad (buscar nuevas forma de acercarse a los pacientes), el compromiso (crear lazos de cercanía mediante la lealtad al paciente) o incluso el amor (poner mimo en todo lo que hacemos).

Los valores para una empresa no tienen que ser numerosos, no se trata de abarcar más de lo que realmente se necesita, para la Farmacia el cuidado de la salud será la piedra angular de los valores y en torno a ella se desarrollarán los otros 3 o 4 valores que queramos destacar.

  • Motivación.

Tomando en cuenta que con la misión y la visión definimos las pautas de cómo vamos a actuar en la Farmacia, debemos entender la importancia de que ambos aspectos sean objeto de motivación para nuestro equipo, quien de manera cotidiana va a llevar a cabo todas las acciones.

Que el equipo conozca a fondo la misión y la visión de la farmacia permitirá que este interiorice los valores asociados a estas y que adopte la cultura empresarial, pudiéndola aplicar de manera cotidiana a las actividades que desarrolle.

Si el equipo encuentra motivación en lo que hace, será mucho más sencillo trasladar los valores a la misión y la visión y por tanto conseguiremos cumplir los objetivos marcados y por supuesto que la distancia que separa el “dónde estoy” (misión) sea mucho menos al “dónde quiero llegar” (visión).

Con una misión y visión bien definidas es momento de dar paso a la acción, procurar que la forma en la que se desempeña la actividad en la Farmacia responda no solo a las pautas previamente mencionadas sino sobre todo a las necesidades del cliente-paciente. Pero para que esta actividad sea realmente efectiva en materia de calidad y gestión es necesario determinar objetivos puesto que estos se convertirán en las metas a alcanzar.

La importancia de fijar bien los objetivos radica en que a través de estos el titular de la Farmacia sabrá como orientar no solo su actividad sino al resto del equipo, preocupándose no solo del pasado sino también del futuro de la Farmacia contemplando como futuro cualquier tiempo ajeno al presente, pudiendo ser periodos cortos de tiempo o incluso a una año o dos vista.

Lo ideal es que la preocupación por los objetivos no solo respondan a una necesidad de cambio como reacción a un conflicto o momento determinado, si no que los objetivos se tracen en función de una mejora o porque son fruto de la planificación para prevenir cambios futuros y anticiparse supondría un éxito.

Es decir, se trata de que la actividad de la Farmacia responda a un ciclo en el que el análisis es la semilla que da inicio y fin al proceso de analizar-planificar-organizar-implementar-controlar-volver a analizar.

  • Análisis inicial: sentar las bases para identificar los recursos con los que contamos, nuestras virtudes y debilidades y conocer el entorno que nos rodea.
  • Planificación: tras el análisis viene el momento de diseñar las tácticas y estrategias que vamos a seguir y que podemos desarrollar con nuestros recursos.
  • Organización: asignar una estructura jerárquica que permita atribuir un rol para cada miembro del equipo permitirá que cada uno defina su área y su responsabilidad.
  • Implementación: hablamos de poner en marcha los pasos que van a posibilitar el cumplimiento de objetivos, en este momento la motivación es vital para ejercer un compromiso y conseguir el éxito.
  • Control: establecer indicadores de éxito permitirá ejercer una monitorización sobre los avances y progresos de cada una de las acciones, permitiéndonos definir acciones correctoras o continuadas en favor de cumplir los objetivos propuestos.
  • Análisis final: todo proceso de acción requiere un análisis de éxito con el que se evalúe el grado de éxito de las acciones implementadas para la consecución de los objetivos iniciales, de los resultados de este análisis dependerá la fijación de objetivos a futuro.

¿Cómo fijar objetivos para mi Farmacia?

Una vez entendida la importancia de los objetivos llega el momento de formularlos, cuestión que responde a un proceso delicado porque de su correcta definición dependerá el resto de la actividad en la Farmacia. No olvidemos que estos objetivos además de responder a un análisis y una planificación deben estar respaldados por la misión, la visión y por ende los valores de la Farmacia.

Existen 3 momentos clave a la hora de formular objetivos: la identificación, la redacción y la evaluación. Cada una de estas etapas serán necesarias para asegurar que el objetivo planteado responde a las 5 características que todo objetivo debe tener: específico, medible, alcanzable, realista y posible en un determinado lapso de tiempo.

  1. Identificar objetivos.

Que los objetivos sean realistas y alcanzables dependerá de que la Farmacia pueda afrontar las necesidades que se marquen, ya sea en materia económica o de recursos, por ello para identificar los objetivos es fundamental haber desarrollado un análisis DAFO con anterioridad a este momento, haber revisado las rutinas de trabajo habituales y determinar los índices de calidad del producto y de atención. Con estos resultados podemos prever una proyección futura que identifique áreas de mejora ante las debilidades y amenazas, el espacio y tiempo de la sede física o la calidad del consejo farmacéutico y la dispensación del producto.

  1. Redactar objetivos.

Para muchos este punto se refiere solo a realizar una lista con “cosas por hacer”, sin embargo requiere de un proceso más analítico y que aunque supone tiempo a la larga traerá mayores beneficios. Aunque los objetivos pueden ser generales o específicos, cuantitativos o cualitativos o responder a diferentes periodos de tiempo, pudiendo ser a corto o largo plazo, deben contemplar todas las áreas de la Farmacia y estar liderados por el titular quién se encargará de asignar responsabilidades pero sobretodo inyectar motivación en su personal para su cumplimiento.

Para su redacción no olvides comenzar con sustantivos y no con verbos, asegurarte que el enunciado es comprensible por todos los implicados y sobretodo que puedes asignarle una serie de indicadores de éxito que pueden revelarte si su cumplimiento ha beneficiado o no a la Farmacia.

  1. Evaluar objetivos.

Una vez que los objetivos han sido redactados y antes de presentarlos al resto del equipo, sugerimos que lleves a cabo una última revisión que te permitirá evaluar la calidad de tus objetivos y en caso necesario reformularlos para garantizar el éxito.

Se trata de asegurar que cada uno de los objetivos planteados responde a las convicciones y valores que en un principio hablábamos. ¿Tus objetivos van en línea con la misión y la visión de la Farmacia? por otro lado asegurar que los términos empleados son los más adecuados en forma y estilo ¿Son comprensibles para todos? ¿Se establecen en términos concretos, fijando actividades, proyectos y/o programas, evitando la ambigüedad? ¿Se establecen en términos positivos? Y finalmente se trata de saber su viabilidad ¿aunque complejos, son viables y no imposibles? ¿Son realizables en un periodo determinado de tiempo? ¿Su consecución causaría un impacto de éxito en la Farmacia?

Lo estático y lo cambiante.

Y de este modo conseguimos plasmar la importancia de la misión, visión y objetivos en la Farmacia, alrededor de la idea del tiempo, la motivación y los valores. Sin embargo lo verdaderamente importante es la estrecha relación que entre los 3 mantienen.

Para que el camino de la Farmacia se dirija siempre hacia el éxito hace falta una estructura base, la esencia de nuestra actividad y que como anteriormente mencionamos encuentra su raíz en la preocupación por el bienestar pero se desarrolla mediante el interés por la gestión de cada área de la botica en beneficio de la atención y satisfacción al cliente.

Desgraciadamente aun hace falta que muchas Farmacias interioricen la importancia de ejercer la actividad respaldándola en una misión, una visión e incluso aun más grave, si cabe, para muchas fijar objetivos de ciclo no es una tarea primordial, dejando de lado la excelencia en la gestión pero sobre todo la posibilidad de mejorar y evolucionar hacia una mejor Farmacia.

Por otro lado, hay una realidad innegable, para que toda estructura funcione requiere de un líder, ese es el papel del Farmacéutico, quien con una hoja de ruta trazada se encargará de que el camino de mil millas este formado por pasos que conlleven la idea de éxito.

De los 3 elementos, dos serán algo estático: la misión y la visión, la parte más profunda y que se convierte en la filosofía y razón de ser, sin embargo se contrasta con el carácter cambiante de los objetivos, las metas que continuamente se renovarán casi sin darnos cuenta.

Al principio establecía una relación entre las personas y la gestión en la Farmacia y es que cada uno de nosotros crece bajo una serie de valores y educación, y con el tiempo va forjando su personalidad y carácter, nosotros también cambiamos constantemente por naturaleza y decisión, pero de todos esos cambios, aquellos que decidimos voluntariamente pensando en la idea de éxito y que alcanzamos se convierten en la motivación diaria.

Del mismo modo en la Farmacia nuestra actividad debe estar respaldada por una filosofía y valores que acompañen el ejercicio de nuestra profesión, sin embargo nuestro posicionamiento estará en relación con el grado de gestión y éxito conseguido.

¿Quieres una Farmacia de éxito? Cambia tus objetivos para evolucionar pero nunca cambies el propósito.

 

Luis de la Fuente e Ixchel Alarcón 

Mediformplus

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Concepto Centro de Bienestar de la Farmacia

El inicio de año siempre es un buen motivo para plantearse nuevos retos en favor de la salud: bajar de peso, hacer más deporte, alimentarse más sanamente, dejar vicios… y aunque pareciera algo de todos los “eneros”, con los años se va haciendo más clara la necesidad por encontrar un modo de vida más saludable y el compromiso de bienestar no solo en la gente joven sino también en los niños y las personas mayores.

La dinámica de vida actual nos ha llevado a tomar conciencia de lo mucho que se ha ido afectando la salud a causa del sedentarismo y la obesidad en edades cada vez más tempranas, lo que evidentemente ha perjudicado la salud notablemente, volviéndose cada vez más comunes las enfermedades cardiovasculares.

Es entonces cuando podemos hablar de un cambio en el concepto salud, que hoy en día ha evolucionado a bienestar, dejando de concebir el cuerpo y su salud como algo aislado o a tratar independientemente para entender que el cuerpo requiere de salud integralmente y que el buen funcionamiento de cada una de las partes conformará un todo.

Las Farmacias, en su estrecha relación con la salud, forman parte de ésta evolución, dejando de ser un dispensario de medicamentos para convertirse en un referente sanitario para los clientes. Pero, ¿Cómo ha conseguido cambiar el concepto? Las Farmacias más evolucionadas y preocupadas por adaptarse al entorno han encontrado en el consejo farmacéutico, el camino para adoptar una imagen sanitaria mucho más elevada y efectiva.

A día de hoy, el farmacéutico capacitado, debe cumplir el rol de informador, consejero y experto, consiguiendo estas tres virtudes con la formación constante y el conocimiento del producto y a los pacientes que se dirige. Si el paciente asiste a la Farmacia y encuentra la solución a sus necesidades, y esta solución está acompañada del consejo de un experto, se marchará de la botica, con la tranquilidad de haber puesto su salud en buenas manos y con la seguridad de que volverá en una siguiente ocasión.

En este sentido, el concepto de bienestar debe ser aplicado en todo el contexto de la Farmacia, puesto que la coherencia en la comunicación y actuación, es lo que consolidará la credibilidad de la botica. Hay dos áreas en las que este concepto destaca, por un lado las áreas que dependen íntegramente del equipo y por otro las que tienen una fuente externa apoyada por la Farmacia. En otras palabras:

  1. Superficie de ventas: para poder trasladar el concepto con efectividad al contexto físico, debemos asegurarnos de que la disposición del producto, la comunicación, los escaparates y las promociones son respaldadas por un buen consejo farmacéutico. En esta recomendación y preocupación por el estado de salud del paciente radica el interés por su bienestar, solamente conociendo y comunicándonos con el cliente seremos capaces de determinar cuáles son de verdad sus necesidades y los tratamientos más efectivos.
  2. Producto/Servicios: el producto y su calidad responder automáticamente a la necesidades de salud por parte del paciente, no obstante para dar el paso hacia el concepto de bienestar es necesario un trabajo por parte del farmacéutico quien debe asegurarse que el producto es novedoso y efectivo pero sobre todo debe conocerlo para ser capaz de responder las consultas que el cliente pueda realizarle.

Además, una forma en la que la Farmacia cumple con el propósito de bienestar, es ofreciendo algo más que solo productos, si a la dispensación de estos, añade una demostración, prueba e incluso servicio estará sumando a la experiencia del cliente y contribuyendo a su salud.

Es importante mencionar que la diferenciación y la especialización estarán respaldadas por un servicio de valor, es decir, aquellos que realmente están preparados y estudiados.  Las variables diferenciadoras entre un servicio común y uno de valor radican en: análisis de las necesidades del cliente, la inversión en herramientas para su desarrollo (espacio óptimo y equipo formado, la inversión de tiempo y la comunicación adecuada de los beneficios.

Que la Farmacia sea entendida como un centro de bienestar, es responsabilidad del equipo entero y un proceso que requiere de una construcción de marca, y aunque conseguir un posicionamiento sólido llevará tiempo, el retorno en beneficio será no solo a nivel económico, sino incluso, pensando en la idea de bienestar: en formar parte del cambio a favor de la salud de todas las personas.

Asegurémonos de que la Farmacia sigue marcándose objetivos que la conduzcan a obtener el merecido reconocimiento como centro de bienestar.

Luis de la Fuente

 

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La verdadera Garantía para la Farmacia

A unos días de terminar este 2015, se hace obligada la reflexión sobre el sitio en el que nos encontramos, y de esta manera poder hacer honor a ese lema del que presumimos: el futuro no se improvisa, se planifica. Para ello, pensar en retrospectiva cada cierto tiempo se hace necesario, solo así nos aseguramos de aprender para repetir lo que funciona y cambiar lo que nos detiene. Desde mi perspectiva, ha sido un buen año para el sector, el mercado ha vuelto a la senda del crecimiento y tanto la Industria como la Farmacia van tomado conciencia de la importancia que tiene unir sinergias a favor de lo que nos atañe a todos: la salud de nuestros clientes / pacientes

El carácter cambiante del sector nos obliga a actuar con previsión, las modificaciones legales, los acuerdos entre actores del sector e incluso las innovaciones en materia de salud están a la orden del día, y esto debe ser un aliciente para estar siempre preparado para mantenerse en una postura favorable.

Considero que una de las leyes que más puede incidirá en el futuro de la Farmacia es la Ley de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios, que entrará en vigor el próximo 1 de enero y que habla de eliminar el límite del 10% de descuento que la industria podría aplicar a los medicamentos.

Esta libertad que tienen los laboratorios de aumentar el descuento por volumen (o por pronto pago) podría suponer, a primera vista, una oportunidad para aumentar el beneficio de la farmacia, pero sinceramente pienso que podría ser un dardo envenado.

Si los laboratorios, y pienso ante todo en los genéricos, empezarán a realizar descuentos superiores al 35 – 40% en las facturas (me consta que alguno ya lo está preparando), a buen seguro ocurrirá una situación semejante a la que teníamos en el 2010 y que llevo a la administración a implantar el RD 4/2010, que supuso la reducción del precio industrial de los genéricos en un 30%. Llegado este caso, y dada la importancia que el genérico tiene en nuestras cuota de ventas, auguro un futuro muy complicado en el sector.

Pienso que la situación actual, en el que el descuento esta mantenido de una forma moderada y el laboratorio se posiciona aportando medios para aumentar la rotación de los productos, vía formación, servicios o gestión, además de ser verdaderamente más rentable para las farmacias a corto y medio plazo, permitirá la sostenibilidad de nuestra cuenta de explotación, de la de nuestras cooperativas y de la industria farmacéutica en general.

Somos muchos los que pensamos así, y yo quiero sumarme, aportando este mensaje, que seguro que puede llegar muy lejos si nos hacemos eco de él.

Reflexionarlo, y si estáis de acuerdo, debemos unirnos y aunque parezca goloso, no debemos elegir a aquellas propuestas comerciales de productos financiados por el SNS, que contengan descuentos más allá del 10 o 15%.

Debemos centrarnos, para construir nuestro surtido óptimo, (aparte de la calidad de los productos) en aquellos partner estratégicos que potencien el sell out como vehículo comercial.

Aprovecho para desearos unas Felices Fiestas y un Prospero 2016

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